Doktor Randevu Programı

Doktor randevu programı çoğu klinikte yalnız bir takvim olarak görülür: kim ne zaman gelecek. Oysa randevunun asıl ekonomik tarafı takvimde görünmeyen yerdedir. İptal edilen saat, gelmeyen hasta ve cevaplanamayan telefon. Bu üç kalem doluluk oranını, takvimi düzenlemekten çok daha fazla etkiler. Bir klinik randevu programının değeri de buradan ölçülür: kaç randevuyu kaydettiğinden çok, kaç boşluğu kapattığından.

İptal edilen randevu en kolay kazanılacak yerdir. Bir hasta son dakikada vazgeçtiğinde o saat kaybolmuş sayılır, ama aynı anda tedavisi bekleyen ya da daha erken bir tarih isteyen hastalar listede durur. Boşalan slotun uygun bekleme listesinden doldurulmaya çalışılması, hiçbir ek tanıtım yapmadan doluluk yaratır. Üstelik bu iş mesai içinde birinin hatırlamasına bağlı değildir; kural tanımlıysa boşluk oluştuğu anda değerlendirilir.

Gelmeyen hasta ikinci kalemdir. Hatırlatma göndermek gelmeme oranını düşürür, ama asıl mesele gelmeyen hastanın sonradan ne olduğudur. Randevusuna gelmemiş ve bir daha aranmamış hasta pratikte kaybedilmiş hastadır. Bir hasta randevu takip programının burada yaptığı iş, geldi ile gelmedi ayrımını kayda geçirmek ve gelmeyenleri ayrı bir listede toplamaktır. O liste elde olduğunda geri kazanmaya çalışmak, yeni hasta aramaktan çok daha ucuza gelir.

Üçüncüsü cevaplanamayan telefondur. Yoğun saatte gelen ve karşılanamayan arama kaydedilmiyorsa, randevu almak isteyen bir hasta hiçbir iz bırakmadan kaybolur. Aramanın kaydedilmesi, kaç kez arandığının görülmesi ve numaranın geri arama listesine düşmesi, klinikte en sık gözden kaçan kazanç kalemidir. Çoğu klinikte bu kalem hiç ölçülmediği için var olduğu bile fark edilmez.

Bir klinik randevu sistemi kurulurken ilk iş takvimi hekimin gerçek düzenine benzetmektir. Her hekimin çalışma günleri, mesai başlangıç ve bitişi, molaları ve izin aralıkları ayrı tanımlanır; hizmete göre randevu süresi değişir. Bunun üstüne kapasite kuralları gelir: aynı anda kaç hasta alınabileceği, günlük üst sınır, randevu tipine göre günlük adet sınırı, belirli zaman dilimleri için kota ve acil vakalar için ayrılan kontenjan. Kurallar tanımlandıktan sonra uygun saat sorusu artık kişisel hafızaya değil programa sorulur; seçilen saat kısa süreliğine kilitlenir ki iki kişi aynı boşluğa yazmasın. Bu kurulum tamamlandığında doktor randevu sistemi yalnız takvimi tutan bir defter değil, kliniğin kendi kurallarını uygulayan bir araç hâline gelir.

Doktor randevu sistemi iptal edilen saati nasıl değerlendirir? Bir randevu iptal edildiğinde geriye bir boşluk kalır ve bu boşluk bekleme listesindeki hastalarla eşleştirilir. Adaylar acil durumu ve öncelik sırasına göre denenir; iptal olan randevunun tipi, yerine hangi tiplerin çekilebileceğini sınırlayabilir. Klinik üç davranıştan birini seçer: hastaya süreli bir teklif gönderilmesi, uygun adayın doğrudan yazılması ya da yalnız kliniğin bilgilendirilmesi. Ayrıca bu işin hangi saatler arasında çalışacağı belirlenebilir, böylece hastaya gece yarısı teklif gitmez.

Hasta randevu takip programı gelmeyen hastayı nasıl geri kazandırır? Önce ayrımı kaydeder: randevu sonunda hasta geldi, gelmedi ya da hâlâ bekleniyor olarak işaretlenir. Bu işaret olmadan gelmeme oranı da, gelmeyenlerin listesi de üretilemez. İşaret varsa gelmeyenler ayrı bir liste hâline gelir ve bu liste aranabilir, yeni randevuya bağlanabilir. Aynı mantık cevapsız aramalar için de çalışır: karşılanamayan çağrı kaydedilir, numaranın kaç kez aradığı ve geri arama denemesinin yapılıp yapılmadığı görünür.

Klinik randevu programında online randevu nasıl açılır? Hastaya paylaşılabilir bir bağlantı verilir; hasta uygun saatleri görür, geliş nedenini yazar ve randevusunu kendisi oluşturur. Gösterilen saatler yukarıda tanımlanan kurallardan geçmiş saatlerdir, yani takvimde gerçekten açık olan boşluklardır. Bu kanaldan gelen randevular kaynağıyla işaretlendiği için hangi tanıtım çalışmasının randevuya dönüştüğü sonradan ayrıştırılabilir. Uygun vakalarda randevu yüz yüze yerine online görüşme olarak da açılabilir.

Dr2connect randevuyu bu bütün içinde ele alır: hekim, oda ve hizmet bazlı takvim, kurallarla korunan uygun saat önerisi, online randevu, SMS ve WhatsApp hatırlatma, bekleme listesinden yerine çekme, gelmeyen hasta ve kaçan çağrı listeleri, ziyaret sonrası memnuniyet anketi. Randevu tamamlandığında tedavi, seans ve tahsilat aynı hasta kaydından devam eder; randevu ekranından çıkıp ayrı bir yere yeniden veri girilmez.