Hasta Kayıt Programı

Hasta kayıt sistemi, kliniğin bütün veri düzeninin temelidir. Randevu bu kayda bağlanır, tedavi bu kayda işlenir, fatura bu kayıttan üretilir, resmî bildirim bu kayıttaki kimlik bilgisiyle gönderilir. Bir hasta kayıt programının asıl işi form doldurtmak değil, tek bir kişiyi sistemin her yerinde aynı kişi olarak tutmaktır. Kayıt yanlış ya da eksik açıldığında hata tek bir ekranda kalmaz; zincirin tamamına yayılır ve genellikle en geç fark edilecek yerde, faturada ya da reddedilen bir bildirimde ortaya çıkar.

En yaygın sorun mükerrer kayıttır. Aynı hasta, isminin farklı yazılması ya da yeni bir telefon numarasıyla gelmesi yüzünden ikinci kez açılır. O andan itibaren tedavi geçmişi ikiye bölünür: hekim hastanın gerçek geçmişini göremez, muhasebe bakiyenin hangi kartta olduğunu bilemez, hatırlatma mesajı yanlış karttan gider. Bu yüzden kayıt ekranının, kaydı açmadan önce benzer kaydı bulup önüne getirmesi gerekir. Telefon numarası, TC kimlik numarası ve pasaport numarası bu arama için üç ayrı kapıdır; biri tutmazsa diğeri tutar. Sonradan temizlemek her zaman daha pahalıdır.

İkinci mesele veri tipidir. Kliniğin ihtiyaç duyduğu bilgi standart alanlarda yoksa personel onu not alanına serbest metin olarak yazar. Bilgi artık vardır ama kullanılamaz: süzülemez, sayılamaz, raporlanamaz. "Sevk eden kurum" not içinde bir cümleyken, kaç hastanın o kurumdan geldiği sorusunun yanıtı yoktur. Aynı bilgiyi tanımlı bir alan olarak tutmak — tipi belli, seçenekleri belli, gerekirse zorunlu — hasta kaydını bir form olmaktan çıkarıp veri hâline getirir.

Bu sorunun tek bir doğru yanıtı yoktur; branşa ve kliniğin işleyişine göre değişir. Bu yüzden zorunlu alan listesi yazılımın sabiti değil, kliniğin ayarı olmalıdır. Dr2connect'te ilçe, cinsiyet, doğum tarihi, e-posta, TC kimlik numarası, pasaport numarası, sosyal güvenlik numarası, adres, kan grubu ve uyruk alanlarının hangilerinin zorunlu olacağı firma düzeyinde belirlenir. Kurumsal fatura kesen bir klinik kimlik numarasını zorunlu yapar; yalnız nakit çalışan bir yerde aynı alan kaydı yavaşlatan bir engeldir. Cinsiyet, kan grubu ve uyruk alanlarına varsayılan değer de verilebilir; serbest metin alanlarına verilmez, çünkü bir kliniğin tüm hastaları için aynı adres anlamlı bir varsayılan değildir.

Doktor hasta kayıt programı tek hekimli bir yerde ne değiştirir? Orada kaydı açan kişi çoğu zaman hekimin kendisidir ve araya resepsiyon girmez; dolayısıyla kaydın hızlı açılması ile eksiksiz açılması doğrudan çakışır. Çözüm, zorunlu alan listesini kısa tutup bilgi toplamayı hastaya kaydırmaktır: form bağlantısı randevudan önce gönderilir, hasta kendi bilgisini ve anamnez yanıtlarını girer, hekime kalan iş kaydı sıfırdan açmak değil doğrulamaktır. Bu fark, eksik kimlik bilgisinin sonradan telefonla toplanmasını ortadan kaldırır.

Üçüncü mesele kaydın kim tarafından, hangi yetkiyle görülebildiğidir. Sağlık verisi kişisel veridir; çok hekimli bir klinikte her hekimin her hastayı görmesi gerekmeyebilir. Rol bazlı yetkilendirme bunu kayıt düzeyinde çözer. Bunun yanında hangi alanın hangi değerden hangi değere geçtiği, kim tarafından ve ne zaman yapıldığı denetim kaydına yazılır; TC kimlik numarası gibi hassas alanlar orada maskelenmiş görünür. Hasta kartı ayrıca kilitlenebilir: kilitli kayıtta ad, soyad ve telefon listelerde kısmen gizlenir.

Son olarak silme meselesi vardır. Birleştirilen bir kayıt fiziksel olarak silinmez; kapatılır ve hangi kayda birleştirildiği üzerinde tutulur. Sebebi basit: o kayda bağlı randevu, fatura ve içe aktarma izleri kırılmasın. İyi bir hasta kayıt yazılımını ayıran şey, kaydı ne kadar hızlı açtığı değil, kayıtla bir şey olduğunda geriye ne bıraktığıdır.