Diyetisyen Programı

Diyetetikte kaydın değeri tek bir ölçümde değil, ölçümlerin birbirine göre durduğu yerdedir. Bir danışanın bugünkü kilosu tek başına az şey söyler; ilk görüşmeden bu yana izlediği seyir ise hem danışan hem diyetisyen için asıl bilgidir. Bu yüzden bir diyetisyen programında bakılacak ilk şey, ölçümlerin karşılaştırılabilir biçimde saklanıp saklanmadığıdır. Her görüşmeyi ayrı bir serbest nota yazan sistem veriyi tutar ama kullanılabilir kılmaz: veri oradadır, fakat onu okumak için insanın hafızası gerekir. Ölçümün kendi tarihiyle, kendi birimiyle ve kendi tipiyle saklanması, aynı verinin sonradan grafiğe, rapora ve danışana verilecek dosyaya dönüşebilmesi demektir.

İkinci nitelik ölçüm alanlarının tanımlanabilir olmasıdır. Her klinik aynı değerleri izlemez: kimi vücut analizi cihazının çıktısını, kimi çevre ölçümlerini, kimi kendi belirlediği bir göstergeyi takip eder. Sabit alanlarla gelen bir program bu farklılığı karşılamaz. Doğru davranış, sistemde hazır gelen ölçüm tiplerinin yanına kliniğin kendi tiplerini ekleyebilmesi, her tipin etiketini ve birimini kendisinin belirlemesi, gerektiğinde bir ölçümün altına birden çok değer alanı koyabilmesidir. Aynı esnekliğin danışan kartındaki ek alanlarda da bulunması gerekir; üstelik bu alanlardan biri bir ölçüm tipine bağlandığında, alana yazılan değer ölçüm geçmişine de düşmelidir.

Üçüncüsü takip aralığıdır. Diyetetikte sonuç sürekliliğe bağlıdır ve ara veren danışan pratikte kaybedilmiş danışandır. Bunu programın gündeme getirmesi gerekir: bir süredir randevusu olmayan ve ileri tarihli randevusu bulunmayan danışanların ayrı bir geri kazanım listesine düşmesi, o listedeki her kaydın kimin arayacağı belli bir kart hâline gelmesi ve aramanın sonucunun aynı kartta kalması. Gelmedi ya da iptal edildi olarak kapanan randevuların da aynı mantıkla ele alınması, süreci "unutulan danışan" olmaktan çıkarır ve takibi kişisel hafızaya değil listeye bağlar.

Dördüncüsü mali tarafın pakete bağlanmasıdır. Diyetetikte hizmet çoğunlukla çok görüşmeli paket olarak satılır ve ödeme parça parça alınır. Paketin ne kadarının kullanıldığı ile ne kadarının tahsil edildiği ayrı izlenmediğinde hem danışana yanlış bilgi verilir hem alacak takip edilemez. Danışan başına cari hesap tutulması, paket kalemlerinin tek tek görünmesi ve her tahsilatın aynı kayda işlenmesi bu ikisini ayrıştırır. Serbest çalışan diyetisyen için ayrıca fatura kipinin seçilebilmesi önemlidir: serbest meslek makbuzunda gelir vergisi stopajı ödenecek tutardan düşülür ve cariye yazılan borç da bu tutar üzerinden ölçülür.

Beşincisi danışanın sürece katılabilmesidir. Ön bilgi formunu görüşmeden önce dolduran bir danışan, görüşme süresini soru-cevapla değil işin kendisiyle geçirir. Beslenme programının kâğıt yerine bir bağlantıyla paylaşılabilmesi, danışanın programı telefonundan açıp öğünleri işaretleyebilmesi ve gerekirse not bırakabilmesi, iki görüşme arasındaki boşluğu doldurur. Buradaki asıl kazanç kolaylık değil kayıttır: danışanın programla ne yaptığı bir sonraki görüşmede tahmin edilmez, okunur.

Son olarak metnin dışına çıkmayan bir ayrıntı gelir: şablonun sonradan değişmesi eski kayıtları bozmamalıdır. Bir beslenme programı ya da form danışana atandığında, o anki şema dondurulmuş kopya olarak saklanmalı; şablon ertesi ay güncellense bile danışan kendisine verilen hâli görmelidir. Aynı şey ölçüm için de geçerlidir: tipin adı değişse bile geçmiş kayıtların hangi tipe ait olduğu bağlantı üzerinden durur. Dr2connect bu beş başlığı ve bu ayrıntıyı birlikte karşılar; ürünü denemek için Start paketi ömür boyu ücretsizdir.

Bir diyetisyen danışan takip programında ölçüm, notun içine gömülü bir cümle değil kendi başına bir kayıttır. Her ölçümün bir tipi (kilo, bel çevresi, vücut yağ oranı ya da kliniğin kendi tanımladığı bir gösterge), bir birimi, bir tarihi ve bir değeri vardır; gerektiğinde aynı ölçümün altında birden çok değer alanı tutulur ve yanına serbest bir not düşülür. Değer görüşme sırasında seans formundan girildiğinde doğrudan bu geçmişe yazılır, ayrıca bir yere kopyalanması gerekmez. Danışan kartındaki ek alanlardan biri bir ölçüm tipine bağlıysa, o alana yazılan değer de aynı geçmişe düşer, yani veri nereden girilirse girilsin tek yerde toplanır.

Bu yapının pratik karşılığı üç yerde görünür. Birincisi danışan dosyasıdır: dosya PDF olarak alındığında her ölçüm tipi için tarih eksenli bir grafik basılır, danışan kendi seyrini elinde görür. İkincisi rapor tarafıdır: kliniğe özel tanımlanan alanlar üzerinden sayım, toplam, ortalama, en düşük, en yüksek ve gruplama hesapları alınır, sık kullanılan bir sorgu kayıtlı rapor olarak saklanıp panele sabitlenebilir. Üçüncüsü görüşmenin kendisidir; geçmiş değerler yan yana durduğu için konuşma "geçen sefer ne demiştik" sorusuyla değil veriyle başlar.

Diyetisyen randevu programında hatırlatma nasıl kurulur sorusunun yanıtı ise klinik ayarındadır. Hatırlatma önce klinik düzeyinde açılır, sonra hatırlatmanın randevudan kaç saat önce gideceği belirtilir ve bu tek bir değer değil, birden çok zaman olabilir. Bir gün önce ve görüşmeye iki saat kala hatırlatmak isteyen bir klinik iki zamanı birlikte yazar; her zaman kendi kaydını tuttuğu için danışan aynı randevu için aynı hatırlatmayı iki kez almaz. Randevu iptal edilir ya da saati değişirse hatırlatma o randevunun yeni durumuna göre yeniden değerlendirilir. Hatırlatma almak istemeyen danışan için gönderim tek tek kapatılabilir; kliniğin ayarı açık olsa bile o kayda mesaj gitmez.

Randevunun kaynağı da izlenir. Web sitesinden alınan randevular panelden açılanlardan ayrı işaretlenir, böylece online randevunun gerçekten iş getirip getirmediği raporda görülür; randevu tipi başına gün ve saat sınırı konularak online takvimin dolma hızı da denetlenebilir. İptal olan bir saat boş kalmak zorunda değildir: bekleme listesindeki uygun danışanlar sıralanır ve seçilen adaya teklif üretilir. Uzaktan çalışan diyetisyen için randevunun üzerinden video görüşme odası açılır, danışan bağlantıyla katılır.