Psikolog Danışan Takip Programı

Psikolojide danışan takibinin ilk sınavı gizliliktir. Seans notu bir kurumun tuttuğu en hassas kayıttır; ortak kullanılan bir sistemde bu notu kimin açabildiği tanımlı değilse uzman ya notu hiç yazmaz ya da sistemin dışında tutar; her iki durumda da sistem asıl işini yapmamış olur. Bu yüzden yetkilendirme ekran düzeyinde değil veri düzeyinde çalışmalıdır: bir uzman yalnız kendi danışanlarını görebilmeli, bu da menüyü gizlemekle değil sorgunun kendisini daraltmakla sağlanmalıdır.

Erişim kapsamı bir varsayım değil, kullanıcı bazında seçilen bir ayardır. “Yalnız kendi” olarak ayarlandığında hem danışan listesi hem kartın detayı aynı sınırla süzülür; bağlantı elde olsa bile kapsam dışındaki kayıt açılmaz. Birden çok uzmanın birlikte çalıştığı kurumlarda eşleştirme kullanılır: bir kullanıcı yalnız kendisine bağlanan uzmanların kayıtlarını görür.

Gizliliğin ikinci yarısı iz kaydıdır. Bir kayıtta neyin ne zaman ve kim tarafından değiştirildiği, değişiklikten önce orada ne yazdığı tutulmuyorsa sonradan doğacak sorular yanıtlanamaz. Kaydın okunabilir olması ayrı bir gerekliliktir; teknik alan adlarıyla dolu bir liste kimseye bir şey anlatmaz. İz kaydı bir suçlama aracı değil, uzmanın kendi kaydının arkasında durabilmesinin yoludur.

Üçüncü öncelik sürecin bütünlüğüdür. Psikolojik danışmanlık çoğunlukla çok seanslı bir süreçtir ve paket olarak satılır; takvim bir yerde, ödeme başka yerde tutulduğunda kalan seans her seferinde elle hesaplanır. Paketin seans kalemlerine bölünmesi bu hesabı ortadan kaldırır. Dördüncüsü devamlılıktır: gelinmeyen ve iptal edilen seansların ayrı bir raporda toplanması, ara vereni tesadüfe bırakmaz.

Beşincisi mali tarafın sadeliğidir; e-SMM'nin aynı danışan kaydından stopaj hesabıyla düzenlenebilmesi ayrı bir ön muhasebe programı ihtiyacını ortadan kaldırır. Dr2connect bu öncelikleri aynı sırayla karşılar: kullanıcı bazında erişim kapsamı, kayıt üzerinde denetim izi, danışan kartında seans geçmişi, uzman bazlı takvim ile otomatik hatırlatma ve paket kalemlerine bağlı tahsilat.

Bir psikolog danışan kayıt programında kayıt iki bilgiyle açılır: kişinin iletişim bilgisi ve ilk görüşmenin kendisi. Temel alanların yanına kurumun kendi takip ettiği alanlar eklenebilir; başvuru kaynağı, çalışma biçimi, görüşme sıklığı gibi. Bunlar raporlarda süzgeç olarak da kullanılır. İlk görüşme formu kartın kendi sekmesinde durur, sonraki seansların notları bu formun altında tarih sırasıyla birikir.

Psikolog randevu programı seans saatlerini nasıl düzenler? Seanslar uzman bazlı takvimden verilir; her uzmanın çalışma saatleri ve seans süresi tanımlıdır, takvim uygun saatleri buna göre gösterir. Hatırlatma SMS ya da WhatsApp kanalından otomatik gider. Bir seans iptal edildiğinde boşalan saat bekleme listesindeki kayıtlarla eşleştirilir; iptal edilen ve gelinmeyen seanslar ayrıca raporlanır.

Seans notunun görünürlüğü nasıl sınırlanır? Sınır, kullanıcının veri erişim kapsamıyla konur. “Yalnız kendi” seçildiğinde kullanıcı yalnız kendi randevusu bulunan danışanların kaydını listeler ve açar; “eşleştirilmiş” seçildiğinde yalnız kendisine bağlanan uzmanların kayıtlarını görür. Seans notu kartın içinde durduğundan, kart görünmediğinde not da görünmez.

Bu sınırın yanında ikinci bir katman denetim kaydıdır: kayıtta neyin, kim tarafından ve ne zaman değiştirildiği, önceki ve sonraki değerleriyle tutulur. Gizlilik böylece yalnız bir kapıya değil, kapının arkasında ne olduğunun kaydına da dayanır.