Online randevu sistemi genel olarak kliniğin işleyişi noktasında büyük bir öneme sahiptir. Randevuların düzenli hale gelmesi ve çakışmaların yaşanmaması adına online randevu sistem kurulumu gerekli olmaktadır.
Online randevu uygulaması ve yönetimi farklı adımlarla gerçekleştirilmektedir. Sistemli ve adım adım ilerlenen kurulumda hizmet listesinden hizmet sürelerine, mola blokları ve personel yetkiler gibi birçok detay yer almaktadır.
Online Randevu Uygulaması Nedir?
Günümüzde online randevu yönetimi kliniğin takviminin dijitale dönüştürülmüş halidir. Özetle hastalar randevuları için uygun saati kendi seçebilmekte ve randevu öncesi hatırlatma alabilmektedir. Bu sistem randevuların tek bir elden yürütülmesini sağlar.
Online Randevu Sistemi Ne İşe Yarar?
Online randevu uygulamaları kliniklerde hasta memnuniyetini artırmaktadır. Özellikle bu sistemin en büyük avantajları arasında telefon trafiğinin azalması ve randevu yönetiminin daha dijital bir şekilde gerçekleştirilmesi yer alır. Sistemin ayrıca kliniklere sağladığı faydalar şöyledir;
Hastalar 7/24 istedikleri saatte kendi belirledikleri bir saat için randevu alabilmektedir.
Randevu almak için klinik ile iletişime geçmek gerekli değildir. Böylelikle kliniğin telefon trafiği azalarak çakışmaların önüne geçilir.
Randevu hatırlatma sistemi hastaların randevularına gelmesini sağlar. Böylelikle kliniklerde randevu iptali veya gelmeme gibi durumlar minimize edilir.
Daha planlı ve düzenli bir randevu takvim yönetimi sunar.
Randevu yönetimi uygulamaları hasta geçmişi, performans analizleri ve raporlama gibi faydalarda sunmaktadır.
Online Randevu Sistemi Kurulumu Öncesi Nelere Dikkat Edilmelidir?
Online randevu sistemi kurulumu net ve basit bir şekilde gerçekleştirilebilir. Bu noktada dikkat edilmesi gereken bazı hususlar bulunmaktadır. Özellikle hizmet listesi, hizmet süreleri ve hangi doktorun takvimine ne kadar randevu düşeceği gibi detaylar önceden planlanmalıdır. Bu doğrultuda sistem kurulumu öncesi mutlaka dikkate alınması gereken hususlar şöyledir;
Randevu Sistemi Öncesi Dikkat Edilmesi Gerekenler | Detaylar |
Hizmet listesinin sadeleştirilmesi | Klinikler birden fazla hizmeti tanımlayabilmektedir. Verilen hizmetler karmaşık değil daha net ve sade bir dil ile sisteme kaydedilmelidir. Gerekiyorsa ana hizmetler girilmeli ve alt seçenekler dahilinde diğer hizmetler açıklanmalıdır. |
Hangi uzmanın takviminin açık olacağını belirlenmesi | Tek uzmanlı bir klinikte randevu takvimi belirlemek kolaydır. Ancak birden fazla uzmanın bulunduğu kliniklerde (çoklu şubeli klinik yönetimi) seçim yapılmalıdır. Bu noktadan hastaların randevu oluşturulması sonrası müsait olan uzmanın atanması gibi bir sistem oluşturulabilir. |
Hizmet sürelerinin gerçek süre ile girilmesi | Verilen hizmet sürelerinin gerçek süreler baz alınarak belirtilmesi gerekir. Özellikle seans veya muayene öncesi hazırlık, sonrasında bekleme süresi gibi detaylar göz önünde bulundurularak, net bir hizmet süresi girilmelidir. |
Online Randevu Sistemi Kurulumunda Yapılan Sık Hatalar
Randevu sistemi kurulurken sık yapılan hatalar bulunmaktadır. Bu hatalardan başlıca olanları şöyledir;
Hizmet süresinin yanlış girilmesi
Telefonla gelen randevuyu, randevu sistemine işlememek
Yetkilendirmenin yanlış yapılması ve herkese tam yetki verilmesi
Randevu linkini yalnızca web sitesine koyarak hastaların bu linke ulaşmasının önüne geçilmesi
Online Randevu Sistemi Kurulumu Adım Adım
Online randevu sistemi kurulurken planlı ve adım adım gitmek en doğrusudur. Böylelikle daha sonradan olabilecek sorunların önüne geçilebilir ve düzeltme yükü ciddi anlamda azalabilir. Randevu sistemi şu adımlar takip edilerek kurulmalıdır;
1 – Randevu Takvim Uygulaması Hazırlama
Randevu takvimi hazırlanmalı ve çalışma saatleri net bir şekilde belirlenmelidir. Günün açılışı, kapanışı, öğle arası ve kliniğin kapalı olduğu günler mutlaka randevu takviminde belirtilmelidir. Aksi halde mola saatine randevu düşmesi gibi bir durum söz konusu olabilir.
2 – Hizmet Tanımının Yapılması
Verilen hizmetler için gerçek süreler ve hizmetin tanımı yapılmalıdır. Her hizmet için gerçek süre ve bu süre bazında geçecek ara süre hesaplanarak, net bir hizmet süresi belirtilmelidir.
3 – Personel Yetkileri Tanımlanması
Online randevu sistemi noktasında personel ve yetkiler net olarak belirlenir. Kimin hangi takvimi göreceği ve takvimleri kimin düzenleyeceği gibi ayarlar yapılmalıdır.
4 - Randevu Hatırlatıcı Kurulumu
Randevudan önce hastalara hatırlatma mesajlarının gönderilmesi adına uygun süreler belirlenmelidir. Genellikle aynı gün sabah veya randevudan 24 saat önce otomatik hatırlatma mesajları gönderilebilir.
5 – Randevu Linkinin Görünür Kılınması
Randevu linki sadece web sitesinde değil kliniğin Instagram biyografisinde ve WhatsApp'la işletme profilinde yer almalıdır. Sistemin kurulmuş olması yeterli değildir. Sistem kurduktan sonra mutlaka görünür kılmak gerekir.
Online Randevu Sistemi Kurulumu Sonrası İlk Hafta Nelere Dikkat Edilmelidir?
Online randevu sistemi kurulumu sonrası ilk hafta oldukça önemlidir. Takvimin klinik ile uyum sağlayıp sağlamadığı ilk hafta net bir şekilde belli olmaktadır. Danışanların sistemi kullanıp kullanmadığı, randevularda gecikme olup olmadığı, randevu iptali olup olmadığı ve boş kalan randevuların neden boş kaldığı gibi noktalar ilk hafta belli olmaktadır.
Sık Sorulan Sorular
Online randevu sistemi ile ilgili en sık sorulan sorular şu şekildedir;
1 – Online Randevu Sistemi Nasıl Çalışır?
İnternet üzerinden randevu sisteminde 7/24 randevu alma işlemi gerçekleştirilmektedir. Aynı zamanda sistemde doktor ve hizmet için gerekli tanımlamalar ve hizmet süreleri belirtilmektedir.
2 – Randevu Programı Nasıl Oluşturulur?
Randevu programı oluşturmak için uygun bir altyapı tercih edilmektedir. Uygun altyapının bulunmasının ardından kliniğe ait çalışma saatleri ve hizmetler sistemde tanımlanır.
3 – Online Randevu Sistemi Kurulumu Ne Kadar Sürer?
Klinikler için randevu sisteminin kurulması genellikle bir hafta sürmektedir. Bu süre takvimin gerçek çalışma ritmine uyum sağlama sürecidir.
4 – Birden Fazla Şube İçin Online Randevu Sistemi Kurulur mu?
Online randevu sistemi birden fazla şube için kurulabilmektedir. Her şube için ayrı takvim ve ayrı personel yetkilendirilmesi yapılabilir.