Kibele Klinik Yönetim Yazılımından Veri Aktarımı ve Dr2connect'e Geçiş

Kibele Klinik Yönetim Yazılımından Veri Aktarımı ve Dr2connect'e Geçiş

Klinik yönetim sistemi yazılımları büyük kolaylık sağlamaktadır. Özellikle yoğun bir randevu trafiğine sahip olan muayenehanelerin doğru bir şekilde yönetilmesi ve planlı ilerlemesi gerekir. Klinik bünyesinde yer alan kadın doğum branşına ait kadın doğum hasta takip programı gebelik takibi modülü verileri de dahil olmak üzere tüm verilerin güvenilir şekilde aktarımının sağlanması önemlidir. Kullandığınız yazılımın desteği sona erdiğinde ise hasta kayıtlarınızın, randevularınızın ve kasa kayıtlarınızın kaybolmadan yeni bir sisteme taşınması öncelikli konu hâline gelir. Bu sayfada Kibele kullanıcılarının veri aktarımı için izleyebileceği adımları ve Dr2connect ile nasıl iletişime geçebileceğini bulabilirsiniz.

Kibele Klinik Yönetim Yazılımı Neydi ve Kullanıcılar Şimdi Ne Yapmalı?

Kibele klinik yönetim yazılımı, çok şubeli klinik yönetiminde küçük ve orta ölçekli sağlık kuruluşlarının, idari ve operasyonel süreçlerini tek bir dijital platform üzerinden yönetmesini sağlayan web tabanlı bir yazılımdı. Online randevu, hasta takibi, bildirimler ve kasa yönetimi gibi işlemler bu platform üzerinden yürütülüyordu. Farklı branşlardan hekimler, diş hekimleri, psikologlar, diyetisyenler ve güzellik merkezleri gibi birçok kullanıcı günlük işlerini bu yazılım üzerinden takip ediyordu.

Firmanın faaliyetleri sona erdiği için Kibele'ye ait iletişim ve destek kanallarına ulaşmakta zorlanıyor olabilirsiniz. Bu durumda yapılması gereken ilk şey, kliniğinize ait verilere hâlâ erişip erişemediğinizi kontrol etmektir. Sisteme giriş yapabiliyorsanız hasta listeleri, randevu kayıtları ve kasa hareketleri gibi verilerin dışa aktarılıp aktarılamadığına bakmanız; daha önce aldığınız yedek dosyaları, Excel çıktılarını veya raporları bir araya getirmeniz önerilir. Ardından Dr2connect ile iletişime geçerek veri aktarımı talebinizi iletebilirsiniz. Bu sayede yedek dosyalardan veya Excel'den hasta takip programına geçiş sağlayabilirsiniz.

Kibele'deki Klinik Verileriniz ve Aktarım Kapsamı

Kibele klinik yönetim yazılımı, kullanım süresince kliniğinize ait birçok veriyi barındırıyordu. Bu verilerin yeni bir sisteme aktarılabilmesi; verilerin hangi biçimde saklandığına, hangilerine erişilebildiğine ve ne kadar eksiksiz olduğuna bağlıdır. Bu nedenle Dr2connect yazılım ekibi her talepte önce veri yapısını ve verilere erişim durumunu inceler, ardından aktarım kapsamını belirler ve tüm verilerinizi güvenli şekilde aktarır. Aşağıda Kibele'de bulunan başlıca veri türlerinin aktarım sürecinde nasıl ele alındığını bulabilirsiniz.

1 – Web Tabanlı Sistemden Veri Aktarımının Teknik Değerlendirmesi

Web tabanlı bir sistemden yeni bir platforma geçerken teknik değerlendirme, sürecin en önemli adımıdır. Dr2connect yazılım ekibi bu aşamada şu konuları ele alır;

• Kliniğinizin Kibele hesabına veya yazılıma ait verilere hâlâ erişim olup olmadığı incelenir. Erişim devam ediyorsa verilerin hangi yollarla dışa aktarılabileceği değerlendirilir.

• Elinizde bulunan yedek dosyaları, Excel veya CSV çıktıları ve raporlar incelenerek verilerin yapısı, alan adları ve kayıtlar arasındaki bağlantılar belirlenir.

• İnceleme sonucunda hangi verilerin aktarılabileceği, hangilerinin kısmen aktarılabileceği ve hangilerinin elle tamamlanması gerekebileceği sizinle paylaşılır.

• Geçiş sürecinin başından sonuna kadar karşılaştığınız sorular için Dr2connect ekibiyle iletişim hâlinde olabilirsiniz.

2 – Doktor Randevu Takvimi ve Randevu Kayıtlarının Aktarımı

Kliniklerin randevu takvimi planlanmadığında çeşitli aksilikler meydana gelebilir. Yazılım değişikliği sırasında bu risk daha da artar; çünkü geçmiş ve gelecek randevuların eksiksiz görülememesi hem hastaları hem de klinik çalışanlarını zor durumda bırakabilir. Randevu verilerinin aktarımında şu noktalar değerlendirilir;

• Geçmiş randevu kayıtları, hasta ve doktor eşleşmeleriyle birlikte incelenir. Hangi randevunun hangi hastaya ve hangi doktora ait olduğunun korunabilmesi, verilerin doğru aktarılması için önemlidir.

• Gelecek tarihli randevular ayrıca ele alınır. Geçiş tarihine yakın randevuların yeni sistemde kontrol edilmesi veya yeniden oluşturulması gerekebilir.

• Randevu saatleri, öğle molaları ve tatil günleri gibi takvim ayarlarının veri olarak aktarılmak yerine yeni sistemde kliniğinize özel biçimde yeniden düzenlenmesi gerekebilir.

• Geçiş döneminde randevu karışıklığı yaşamamak için, randevu alımının hangi tarihten itibaren yeni sisteme taşınacağı birlikte belirlenir.

3 – Hasta Kayıtları, Bildirimler ve Hatırlatıcıların Aktarımı

Hasta kayıtları, klinik verileri arasında en hassas ve en değerli bölümü oluşturur. Hasta adı, iletişim bilgileri, geçmiş ziyaretler ve klinik notları gibi bilgilerin yeni sisteme doğru biçimde taşınması, hasta takibinin kesintisiz sürdürülmesi için gereklidir. Dr2connect yazılım ekibi hasta kayıtlarının yapısını inceleyerek hangi alanların aktarılabileceğini belirler. Ayrıca KBB muayenehane programı, estetik klinik yazılımı, franchise klinik yazılımı, saç ekim kliniği yazılımı gibi tüm poliklinik yazılımı KVKK uyumlu hasta kayıtlarının güvenli olarak aktarılması gerçekleştirilir.

Kibele'de kullanılan bildirim sistemi; gelen randevu talepleri, hastaların randevu onaylama ve iptal işlemleri ile hatırlatıcılar gibi işlemleri kapsıyordu. Bildirimlerle ilgili aktarım sürecinde şu noktalara dikkat edilmesi gerekir;

• Gönderilmiş bildirim ve hatırlatıcı geçmişi, erişilebilir olması durumunda arşiv niteliğinde değerlendirilebilir.

• Hastaların e-posta adresleri ve telefon numaraları gibi iletişim bilgileri, yeni sistemde hatırlatıcıların kullanılabilmesi için hasta kayıtlarıyla birlikte ele alınır.

• Bildirim metinleri, hatırlatma zamanlamaları ve kutlama mesajları gibi ayarların yeni sistemin olanaklarına göre yeniden yapılandırılması gerekebilir.

4 – Klinik Muhasebe – Kasa Kayıtlarının Aktarımı

Kibele klinik yönetim yazılımı ile kasa işlemleri, ödeme planları ve gelir-gider kayıtları tek bir platform üzerinden takip edilebiliyordu. Bu kayıtlar kliniğinizin mali geçmişini ve hastalarla ilgili açık ödemeleri gösterdiği için aktarım sürecinde özenle ele alınmalıdır. Kasa kayıtlarının aktarımında izlenen adımlar şöyledir;

Muhasebe kayıtlarının resmî defter ve beyan süreçleriyle ilgili yönleri için mali müşavirinizin görüşünü almanız da önerilir.

Kibele Verilerinizin Aktarımı İçin Dr2connect'e Nasıl Başvurulur?

Kibele'den veri aktarımı talebinizi iletmek için Dr2connect ile iletişime geçebilirsiniz. Başvuru ve ilk inceleme süreci genel olarak şu şekilde ilerler;

1. Talebinizi iletin: Kliniğinizin adını, yetkili kişinin iletişim bilgilerini, kullandığınız yazılımı ve aktarılmasını istediğiniz veri türlerini (hasta kayıtları, randevular, kasa kayıtları vb.) paylaşın. Sisteme hâlâ erişiminiz olup olmadığını ve elinizde yedek veya dışa aktarım dosyası bulunup bulunmadığını belirtin.

2. İlk inceleme: Dr2connect yazılım ekibi, paylaştığınız bilgiler üzerinden veri yapısını ve erişim durumunu inceler. Hasta verisi içeren dosyaların paylaşılması gerekiyorsa, bu paylaşımın hangi yöntemle yapılacağı önceden birlikte belirlenir. Yöntem netleşmeden hasta bilgilerini içeren dosyaları açık kanallar üzerinden göndermemeniz önerilir.

3. Aktarım kapsamının bildirilmesi: İnceleme sonucunda hangi verilerin aktarılabileceği ve hangi konularda sizin katkınızın gerekeceği size bildirilir. Bu aşamada sorularınızı sorabilir, kliniğinizin öncelikli ihtiyaçlarını paylaşabilirsiniz.

Kibele'den Dr2connect'e Geçiş Planınızı Oluşturun!

Veri aktarımının kapsamı netleştikten sonra kliniğinizin günlük işleyişini aksatmayacak bir geçiş planı hazırlanır. Desteği sona ermiş bir yazılıma bağlı kalmak ya da kalın hasta dosyalarına, randevu ve muhasebe defterlerine geri dönmek yerine kliniğinizi daha rahat ve planlı bir şekilde yönetebileceğiniz bir sisteme geçebilirsiniz. Geçiş planında aktarımın hangi tarihte yapılacağı, geçiş döneminde yeni randevuların hangi sistemde alınacağı, aktarılan verilerin kim tarafından ve nasıl kontrol edileceği ve klinik çalışanlarının yeni sistemi kullanmaya nasıl hazırlanacağı gibi konular ele alınır.

Aktarım tamamlandıktan sonra hasta kayıtları, randevular ve kasa kayıtları üzerinde örnek kontroller yapmanız önerilir. Fark ettiğiniz eksiklikleri veya tutarsızlıkları Dr2connect ekibine iletebilir, destek sürecinde sorularınıza yanıt alabilirsiniz. Eski sistemden aldığınız yedek dosyaları, aktarım kontrolü tamamlanana kadar güvenli bir şekilde saklamanız da yararlı olacaktır.

Kibele Kullanıcıları Veri Aktarımı İçin Neden Dr2connect ile İletişime Geçmeli?

Kullandığınız yazılımın desteği sona erdiğinde klinik verilerinizi kaybetmeden yeni bir sisteme geçmek önem kazanır. Yazılım desteği kesilen klinikler, işlerini geçici olarak Excel veya WhatsApp gibi uygulamalar üzerinden yürütmek zorunda kalabilir. Bu durum hem randevu takibini zorlaştırabilir hem de verilerin dağınık hâle gelmesine yol açabilir. Dr2connect, Kibele ve diğer klinik yazılımlarından gelen veri aktarımı taleplerini değerlendirerek bu geçişi planlı bir şekilde yapmanıza yardımcı olmayı amaçlar. WhatsApp'tan, yedek dosyalardan veya her türlü Excel'den hasta takip programına geçiş için süreç başlar. Planlamalar doğrultusunda geçiş işlemleri yapılır ve randevuya gelmeyen hasta (no-show) oranı düşürülür ve klinik akışın ilerlemesi amaçlanır. Peki, süreç nasıl ilerler? İşte detaylar;

1 – Kliniklere Özel Veri Aktarımı Değerlendirmesi

Her kliniğin veri yapısı, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçları farklıdır. Bu nedenle veri aktarımı talepleri tek tip bir yöntemle değil, her klinik için ayrı ayrı değerlendirilir. Örneğin tek hekimli bir muayenehane ile birden fazla doktorun çalıştığı (çok şubeli klinik yönetimi) bir kliniğin verileri farklı biçimde ele alınabilir. Böylelikle kliniğinize uygun bir geçiş planı oluşturabilir ve hastalarınıza daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

2 – Farklı Klinik Yazılımlarının Veri Yapısına Göre Planlama

Dr2connect yalnızca Kibele kullanıcılarının değil, başka klinik yönetim yazılımlarından geçiş yapmak isteyen kliniklerin veri aktarımı taleplerini de değerlendirebilmektedir. Farklı yazılımlar verileri farklı biçimlerde sakladığı için Dr2connect yazılım ekibi her yazılımın veri yapısını ayrı olarak inceler. Kliniğinizin ihtiyaçlarını ve beklentilerinizi net bir şekilde açıklamanız, aktarım kapsamının doğru belirlenmesine yardımcı olur.

3 – Hasta Verilerine Özenli Yaklaşım

Hasta verileri hassas bilgiler içerdiği için aktarım sürecinin her aşamasında özen gösterilmesi gerekir. Verilerin hangi yöntemle paylaşılacağı, kimlerin bu verilere erişebileceği ve aktarım sonrasında eski dosyaların nasıl saklanacağı sürecin başında konuşulmalıdır. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülüklerinizi göz önünde bulundurarak bu konulardaki sorularınızı Dr2connect ekibine iletebilir, gerekli durumlarda hukuki danışmanlık almayı da değerlendirebilirsiniz.

Kibele Veri Aktarımı Ücretleri ve Kapsam Bilgisi

Veri aktarımının kapsamı; verilerin miktarına, biçimine, erişim durumuna ve aktarılacak veri türlerine göre değişebilir. Bu nedenle ücret ve süre bilgisi, ön inceleme yapılmadan kesin olarak belirtilemez. Kibele veya başka bir klinik yazılımından veri aktarımı ücretleri ve kliniğinize uygun geçiş seçenekleri hakkında bilgi almak için Dr2connect ile iletişime geçebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Kibele'den veri aktarımı ve Dr2connect'e geçiş ile ilgili en sık sorulan sorular şu şekildedir;

1 – Klinik Yazılımından Veri Aktarırken Nelere Dikkat Edilmeli?

Öncelikle kliniğinize ait verilere hâlâ erişip erişemediğinizi kontrol etmeli ve mümkünse verilerinizin yedeğini almalısınız. Hasta kayıtları, randevular ve kasa kayıtları gibi aktarılmasını istediğiniz verileri önceden belirlemeniz, sürecin daha düzenli ilerlemesine yardımcı olur. Aktarım tamamlandıktan sonra örnek kayıtlar üzerinden kontrol yapmanız ve eski yedekleri bir süre saklamanız önerilir.

2 – Kibele'deki Verilerin Tamamı Aktarılabilir mi?

Veri aktarımı, hasta takibinin ve klinik işleyişinin kesintisiz sürdürülmesi için önemlidir. Ancak hangi verilerin aktarılabileceği; verilere erişim durumu, verilerin biçimi ve eksiksiz olup olmadığı gibi etkenlere bağlıdır. Bu nedenle inceleme yapılmadan tüm verilerin aktarılacağı kesin olarak söylenemez. Dr2connect yazılım ekibi veri yapısını inceledikten sonra aktarım kapsamını sizinle paylaşır.

3 – Kimler Veri Aktarımı Talebinde Bulunabilir?

Kibele klinik yönetim yazılımını kullanan klinikler ve doktorlar, branş ayrımı olmaksızın veri aktarımı talebinde bulunabilir. Hekimler, diş hekimleri, medikal estetik ve güzellik merkezleri, psikologlar, diyetisyenler ve psikiyatristler gibi farklı alanlardan kullanıcılar taleplerini Dr2connect'e iletebilir. Fizyoterapi klinik programı, estetik klinik yazılımı, dermatoloji klinik programı, dil ve konuşma terapisti programı gibi branş fark etmeksizin tüm klinik yönetim programları verilerinin güvenli şekilde aktarılması mümkündür. Kibele dışında başka bir klinik yazılımı kullanan ve verilerini yeni bir sisteme taşımak isteyen klinikler de talepte bulunabilir; her talep kliniğin ihtiyaçlarına ve veri yapısına göre değerlendirilir.